Je weet wat je wil zeggen. Je weet ook dat je het zo niet kan zeggen. Dus blijft de mail open staan, en elke dag wordt het moeilijker. De methode in deze gids werkt in vijf minuten: plak de mail van de klant, schrijf eronder wat je écht denkt, en laat Claude of ChatGPT er een mail van maken die beleefd is, duidelijk is, en je punt niet opgeeft. Acht prompts voor de acht mails die iedereen uitstelt.
Je stelt een moeilijke mail niet uit omdat je niet weet wat je vindt. Je stelt ze uit omdat je twee dingen tegelijk probeert: je boodschap formuleren én je ergernis eruit houden. Dat lukt zelden in één keer. Dus herschrijf je, en sluit je het venster.
Splits het op. Open Claude of ChatGPT, plak de mail van de klant, en schrijf eronder zonder filter wat je denkt: "Ik ben dit beu, ik heb dit al drie keer uitgelegd, en ik ga dit niet gratis doen." Dat stuk ziet niemand. Daarna vraag je het model om er een mail van te maken die beleefd is, kort is en je standpunt overeind houdt.
Waarom dat werkt: de emotie moet eruit, niet de inhoud. Als je zelf beleefd probeert te zijn, verzacht je meestal ook je boodschap. Dan staat er "misschien kunnen we eens kijken of" waar je "nee" bedoelde. Het model heeft dat probleem niet: het leest je ergernis, laat ze weg, en laat je grens staan.
Namen en bedragen eruit voor je plakt. Vervang de naam van de klant door [KLANT] en bedragen door [BEDRAG]. Je vult ze terug in na het nalezen. Zo staat er niets persoonlijks in je AI-gesprek, en je leest de mail echt voor hij vertrekt.
Een mail die klinkt als een klantendienst, voelt bij je klant als een muur. Daarom doe je dit eerst, eenmalig. Zoek drie mails die je zelf geschreven hebt en waar je tevreden over bent. Niet de beste, gewoon de normale: een offerte, een antwoord, een opvolging. Plak ze onder deze prompt. In Claude zet je het resultaat in een Project, in ChatGPT in de aangepaste instructies.
Hieronder staan drie mails die ik zelf geschreven heb naar klanten. Beschrijf hoe ik schrijf: hoe ik begin en afsluit, hoe lang mijn zinnen zijn, of ik u of je gebruik, welke woorden ik vaak gebruik en welke nooit, en hoe direct ik ben. Vat dat samen in maximaal tien regels die ik als instructie kan bewaren. Begin met "Zo schrijft [MIJN NAAM]:". Verzin geen eigenschappen die niet uit de mails blijken. MAIL 1: [PLAK HIER] MAIL 2: [PLAK HIER] MAIL 3: [PLAK HIER]
Bewaar het antwoord en plak het bovenaan elke prompt hieronder, of zet het in je Project. Vanaf dan klinken je mails als jij op een goede dag, niet als een handleiding.
Elke prompt werkt hetzelfde: plak de mail van de klant, schrijf je ongefilterde versie, laat het model de rest doen. Pas aan wat tussen haakjes staat. Is de mail te lang, vraag dan gewoon: "korter, de helft".
De klant is niet tevreden, en misschien heeft hij deels gelijk. Je eerste reflex is verdedigen, je tweede is te veel toegeven. Geen van beide is een goede mail. Wat werkt: erkennen wat klopt, rechtzetten wat niet klopt, en zeggen wat er nu gebeurt.
Ik ben [BEROEP] en ik krijg deze klacht van een klant: [PLAK DE MAIL VAN DE KLANT] Dit is wat ik er écht van denk, ongefilterd: [SCHRIJF HIER ALLES, OOK WAT JE NOOIT ZOU VERSTUREN] Dit is wat er volgens mij feitelijk klopt aan de klacht: [WAT KLOPT] Dit klopt niet: [WAT NIET KLOPT] Dit ben ik bereid te doen: [OPLOSSING OF NIETS] Schrijf een antwoord dat beleefd is maar niet onderdanig. Erken wat klopt zonder te overdrijven, zet recht wat niet klopt met feiten, en zeg concreet wat de volgende stap is. Geen "het spijt me enorm", geen beloftes die ik hierboven niet gegeven heb. Maximaal 150 woorden. Schrijf in mijn toon.
Je haalt drie dingen uit elkaar voor het model begint: wat klopt, wat niet, en wat je wil doen. Dat is het denkwerk. De mail is daarna het makkelijke deel.
De mail die je het vaakst uitstelt. Het geheim: je stuurt niet één mail maar drie, met een vaste afstand ertussen. Dan hoef je per mail niet meer te kiezen hoe streng je bent, de trap beslist dat voor jou. Factuurnummer, bedrag en vervaldatum vul je altijd zelf in.
Factuur [NUMMER] van [BEDRAG] met vervaldatum [DATUM] is nog niet betaald. Het is een klant waar ik goed mee samenwerk en ik ga ervan uit dat het vergeten is. Schrijf een korte, vriendelijke herinnering. Geen excuses van mijn kant, geen verwijt naar de klant. Vermeld factuurnummer, bedrag en vervaldatum, vraag om te betalen of te laten weten als er iets niet klopt, en sluit af alsof er niets aan de hand is. Maximaal 80 woorden. Schrijf in mijn toon.
Factuur [NUMMER] van [BEDRAG] met vervaldatum [DATUM] is nog altijd niet betaald. Ik heb op [DATUM EERSTE HERINNERING] al een herinnering gestuurd en geen antwoord gekregen. Dit is wat ik er écht van denk: [ONGEFILTERD] Schrijf een tweede herinnering die duidelijk dringender is dan de eerste, zonder dreigend te worden. Zeg dat dit de tweede herinnering is, vraag een betaling binnen [AANTAL] dagen, en vraag expliciet om een korte reactie als er een reden is waarom er niet betaald wordt. Geen verontschuldigingen, geen uitroeptekens. Maximaal 100 woorden. Schrijf in mijn toon.
Factuur [NUMMER] van [BEDRAG] met vervaldatum [DATUM] is na twee herinneringen ([DATUMS]) nog altijd niet betaald en ik heb geen reactie gekregen. Schrijf een laatste herinnering. Zakelijk, kort, zonder emotie. Som de feiten op: factuur, bedrag, vervaldatum, de twee eerdere herinneringen. Geef een uiterste datum van [DATUM] en zeg dat ik daarna het dossier uit handen geef volgens mijn algemene voorwaarden. Verzin geen kosten, interesten of juridische stappen die ik hier niet vermeld heb. Eindig met één zin die de deur openlaat voor contact. Maximaal 120 woorden.
Over die laatste trap. Wat je mag aanrekenen aan interesten of kosten staat in je algemene voorwaarden, niet in het hoofd van een model. Wil je verder gaan dan een herinnering, bel dan eerst je boekhouder of een jurist.
Het begint met iets kleins, en voor je het weet doe je een tweede project voor de prijs van het eerste. Het moeilijke is niet nee zeggen, wel nee zeggen zonder dat het klinkt alsof je moeilijk doet. De truc: ja zeggen tegen de vraag, en een prijs plakken op het werk.
Ik werk voor een klant aan [PROJECT] en de afspraak was: [WAT ER IN DE OFFERTE STAAT]. Nu vraagt de klant dit: [PLAK DE VRAAG VAN DE KLANT] Dit is wat ik er écht van denk: [ONGEFILTERD] Dit valt buiten de afspraak omdat: [REDEN]. Ik wil het wel doen, maar als extra werk voor [BEDRAG OF UURTARIEF], of in een volgende fase. Schrijf een antwoord dat positief begint over de vraag zelf, dan rustig uitlegt dat dit buiten de huidige afspraak valt, en een concreet voorstel doet met prijs en timing. Geen verontschuldigingen voor het feit dat ik geld vraag. Eindig met een vraag waarop de klant met ja of nee kan antwoorden. Maximaal 120 woorden. Schrijf in mijn toon.
De meeste klanten weten best dat ze iets extra vragen. Ze proberen het gewoon. Een rustig "graag, dat kost zoveel" wordt bijna altijd aanvaard. Het is het stilzwijgend meedoen dat de relatie verzuurt.
Je weet dat het moet, en toch schrijf je de mail niet, want je ziet de klanten al vertrekken. Twee regels: niet te veel uitleggen, niet verontschuldigen. Een prijsverhoging is een mededeling, geen vraag om toestemming.
Ik ben [BEROEP] en ik verhoog mijn tarief van [OUD] naar [NIEUW] vanaf [DATUM]. Dit is de eerste verhoging sinds [JAAR OF PERIODE]. De reden is [KORTE REDEN, OF NIETS]. Dit is wat ik er écht van denk, inclusief mijn schrik: [ONGEFILTERD] Schrijf een mail aan bestaande klanten die de verhoging aankondigt. Kort en zeker van zichzelf. Noem het nieuwe tarief en de datum in de eerste drie zinnen. Maximaal één zin uitleg, geen opsomming van gestegen kosten, geen "ik hoop dat je begrip hebt". Bedank voor de samenwerking zonder te slijmen. Zeg wat er voor lopende afspraken geldt: [LOPENDE AFSPRAKEN]. Maximaal 110 woorden. Schrijf in mijn toon.
Lees na op één ding: staat er ergens "sorry" of "helaas"? Schrappen. Je verontschuldigt je ook niet bij de bakker dat het brood duurder werd.
Een opdracht die niet past, een budget dat niet klopt. Je weet het na één gesprek, maar de afwijzing schrijven duurt een week. Hoe langer je wacht, hoe pijnlijker voor de andere kant. Een snelle, vriendelijke nee is een dienst.
Iemand vraagt me voor deze opdracht: [PLAK DE AANVRAAG] Ik ga dit niet doen. De echte reden is: [ONGEFILTERD, BV. PAST NIET, TE WEINIG BUDGET, SLECHT GEVOEL, GEEN TIJD]. De reden die ik wil geven is: [DE REDEN DIE JE WIL NOEMEN, OF "GEEN REDEN"]. Schrijf een korte afwijzing. Bedank oprecht voor de vraag, zeg duidelijk nee zonder deur op een kier, en geef maximaal één zin reden. Geen lange verklaring, geen valse hoop zoals "misschien later". Als het past, verwijs dan door naar [NAAM OF SOORT COLLEGA], anders niet. Maximaal 80 woorden. Schrijf in mijn toon.
Het model krijgt twee redenen: de echte en de nette. Zo zet het de toon juist zonder dat de echte reden in de mail belandt. En "maximaal één zin reden" voorkomt een onderhandeling over iets wat je al beslist had.
Een deadline gemist, een verkeerd bestand gestuurd, iets vergeten. Hier is de valkuil omgekeerd: niet te weinig, maar te veel. Drie alinea's over waarom het gebeurd is, lezen als een excuus. De klant wil weten: wat is er fout, wat doe je eraan, wanneer is het opgelost.
Ik heb een fout gemaakt bij een klant: [WAT ER GEBEURD IS]. De gevolgen voor de klant: [GEVOLGEN]. Dit doe ik om het recht te zetten: [OPLOSSING], klaar tegen [DATUM]. Dit bied ik aan als compensatie: [IETS, OF NIETS]. Dit is wat ik er écht van denk, inclusief mijn schaamte en mijn excuses voor de omstandigheden: [ONGEFILTERD] Schrijf een mail die de fout in de eerste zin benoemt, zonder omwegen en zonder "er is iets misgelopen". Eén keer excuses, niet drie keer. Geen uitleg over waarom het gebeurd is, tenzij de klant er iets mee kan. Dan: wat ik doe, wanneer het klaar is, en wat ik aanbied. Eindig met wat ik verander zodat het niet opnieuw gebeurt, in één zin. Maximaal 120 woorden. Schrijf in mijn toon.
Je stuurde een offerte of een vraag, en het blijft stil. Een week, twee weken. Je wil niet opdringerig zijn, dus doe je niets. Een opvolging is geen opdringerigheid, het is gewoon je werk. De kunst is kort zijn en het de klant makkelijk maken om te antwoorden.
Ik stuurde op [DATUM] dit naar een klant en kreeg geen antwoord: [PLAK JE EIGEN MAIL OF VAT ZE SAMEN] Dit is wat ik er écht van denk: [ONGEFILTERD] Schrijf een opvolging van maximaal 60 woorden. Geen "ik wilde even checken", geen "sorry dat ik stoor". Herhaal in één zin waar het over ging, en stel één concrete vraag waarop de klant met één woord kan antwoorden. Geef de klant ook een makkelijke uitweg om nee te zeggen, zodat ik weet waar ik sta. Schrijf in mijn toon. Maak daarna een tweede, nog kortere versie voor als ook hierop geen antwoord komt, over [AANTAL] dagen.
Die uitweg is belangrijk. "Is het voorlopig niets, laat het me gerust weten, dan stop ik met mailen." Klanten die nee willen zeggen maar het niet durven, grijpen die zin. Een nee is beter dan drie weken stilte.
De enige mail in deze gids die iedereen leest. Niet de klant die de review schreef, die is al weg. Wel iedereen die daarna je Google-profiel bekijkt. Je schrijft dus niet voor de boze klant, maar voor de volgende, die wil zien hoe jij met problemen omgaat.
Ik ben [BEROEP] en kreeg deze publieke review op [GOOGLE / ANDERE SITE]: [PLAK DE REVIEW] Dit is wat ik er écht van denk: [ONGEFILTERD] Dit is mijn kant van het verhaal, feitelijk: [WAT ER GEBEURD IS] Schrijf een publiek antwoord van maximaal 90 woorden, gericht op de toekomstige klant die dit leest, niet op de schrijver. Rustig en volwassen. Bedank voor de feedback zonder te slijmen, erken wat klopt, geef kort mijn kant zonder details over de persoon te delen en zonder de klant in het ongelijk te stellen, en nodig uit om het rechtstreeks te bespreken via [E-MAIL OF TELEFOON]. Geen sarcasme, geen verdediging punt per punt, geen informatie die privé is. Schrijf in mijn toon.
Wat de klant bij jou gekocht heeft, wanneer en voor hoeveel: dat deel je niet publiek, ook niet om je gelijk te halen. De ongefilterde versie was om los te laten, niet om te posten.
Elke zin, hardop als het moet. Het model schrijft vlot, en net daardoor lees je eroverheen. Staat er iets wat jij niet zou zeggen, schrap het. Twee keer nalezen bij de laatste herinnering en de publieke review.
Een model wil de mail graag goed laten aflopen. Dus verschijnt er een korting, een gratis extra of een deadline die jij nooit gegeven hebt. Alles wat je belooft, staat in jouw ongefilterde versie. Anders gaat het eruit.
"Dan zie ik mij genoodzaakt om verdere stappen te ondernemen" klinkt stevig, maar wat zijn die stappen? Weet je het niet, schrijf het niet. Een model weet het ook niet. Voor interesten en incasso bel je je boekhouder of een jurist.
Je plakt [KLANT] en [BEDRAG] in het model, en vult ze pas in als de mail in je mailprogramma staat. Geen persoonsgegevens in je AI-gesprek, en nooit een verkeerd bedrag van het model in je mail.
Het model schrijft het voorstel, jij beslist hoe het klinkt. Te glad, te lang, te veel beleefdheidsformules: vraag het korter en directer. Een mail die niet klinkt als jij, valt meer op dan een mail met een tikfout.
Fictief, situatie 03. Een webdesigner leverde een website van vijf pagina's op. De klant mailt: "Super bedankt! Kan je er nog even een webshop aan hangen? Een paar producten maar."
Nog even een webshop. Nog even. Dat is twee weken werk, betalingen, verzending, btw, en dat noemt hij "een paar producten". De offerte was vijf pagina's, dat staat er letterlijk in. Ik ga dit niet gratis doen, maar als ik dat zo schrijf is hij weg.
Dag [KLANT], fijn dat je blij bent met de site. Een webshop is een goed idee, zeker nu de basis staat.
Het is wel een apart stuk werk: producten, betalingen, verzending en btw. Dat zat niet in de offerte van vijf pagina's. Ik maak er graag een voorstel voor: reken op [BEDRAG] en ongeveer twee weken, afhankelijk van het aantal producten.
Zal ik dat voorstel uitwerken?
De inhoud is identiek: buiten de afspraak, echt werk, een prijs. Enkel de ergernis is weg. Twee minuten in plaats van drie dagen.
Haal eerst weg wat het model niet nodig heeft: naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedragen vervang je door [KLANT] en [BEDRAG]. Wat overblijft is de situatie, en daar gaat het om. Gebruik je AI voor je werk, zet dan in de instellingen uit dat je gesprekken gebruikt worden om te trainen.
Als je de mail ongelezen verstuurt, soms wel: te glad, te lang. Daarom lees je altijd na en schrap je wat jij nooit zou zeggen. Leg je eenmalig je toon vast met drie echte mails, dan zit het eerste voorstel al veel dichter bij hoe jij schrijft.
Ja. Schrijf je ongefilterde versie gewoon in het Nederlands en zet bovenaan de prompt in welke taal de mail moet zijn. Lees de vertaling wel na door iemand die de taal kent als het om een gevoelige kwestie gaat.
Plak het antwoord in hetzelfde gesprek en schrijf er opnieuw ongefilterd onder wat je denkt. Het model kent dan de hele voorgeschiedenis. Komt er na twee rondes geen beweging in, dan is een telefoontje of een afspraak meestal sneller dan een derde mail.
Voor een herinnering volstaan factuurnummer, bedrag en vervaldatum, en die vul je zelf in. Een contract geef je alleen mee zonder persoonsgegevens. Bij een echt geschil vraag je advies aan een jurist of je boekhouder, niet aan een model.
Elke week wat er echt verandert in AI, in klare taal, met een prompt die je meteen kan proberen. Gratis, en je kan altijd weg.
900+ ondernemers lezen mee · uitschrijven kan altijd
In Claude in 10 dagen bouw je een Claude die je aanbod, je klanten en je manier van schrijven kent. Dan plak je gewoon de mail, en de toon klopt vanzelf. De volgende groep start op dinsdag 3 november, met maximaal 25 deelnemers.