Je stapt buiten bij de klant, je weet precies wat die wil, en toch ligt de offerte drie dagen later nog niet in zijn mailbox. Niet omdat je ze niet kan schrijven, maar omdat je er niet aan begint. Deze gids geeft je een vaste werkwijze: je spreekt in de auto een bericht in, Claude maakt er een offerte van in jouw stijl, jij leest na. Met een stijlkaart, zes prompts en een voorbeeld.
Een offerte schrijven kost je 20 tot 45 minuten, als je er eenmaal aan zit. Het probleem is dat "eraan zitten". Je komt van de klant, je hebt nog twee afspraken, 's avonds is het laat. Morgen dan.
Ondertussen verdampt de helft van wat je nodig hebt. Die natte hoek achteraan, de prijs die je liet vallen, de optie waar hij naar vroeg: dat zit na het gesprek in je hoofd, en na drie dagen half. Dan schrijf je een offerte die vager is dan het gesprek.
De oplossing is niet sneller typen, maar het moment verplaatsen: je legt alles vast binnen de minuut na het gesprek, in je eigen woorden, en het schrijfwerk gebeurt zonder jou. Jij komt terug op het einde, om na te lezen.
Die vier minuten: één minuut inspreken, een halve minuut transcriberen, een minuut om drie vragen te beantwoorden, de rest om na te lezen. De eerste keer duurt het langer, omdat je stijlkaart er nog niet is.
Het model kent je kostprijs, je marge en je planning niet. Elke prijs komt uit jouw mond of jouw prijslijst. Noemde je geen prijs, dan staat er een lege plek die jij invult. Elke prompt hieronder zegt dat letterlijk, laat die zin erin.
Een offerte is een belofte waar je aan vastzit. Je leest ze volledig voor ze de deur uitgaat. Nooit rechtstreeks vanuit het model naar de klant, hoe mooi ze er ook uitziet.
Of je 6 of 21 procent aanrekent, of een bedrag inclusief of exclusief is, hoe lang de offerte geldig is: dat zijn geen schrijfkeuzes maar regels. Ze staan in je stijlkaart, en je controleert ze apart. Een model dat mooi schrijft, telt niet per se juist.
Je spraakbericht gaat over deze klant en dit werk. Niet over wat de buurman betaald heeft of wat je onderaannemer vraagt. Spreek geen rijksregisternummers of rekeningnummers in.
Het model schrijft, jij beslist. Over de prijs, over wat erin zit, over de toon. Staat er een zin in die je zelf nooit zou zeggen, dan haal je ze eruit. De klant koopt bij jou, en dat moet hij aan de offerte voelen.
Dit doe je één keer. Een stijlkaart is een lijst van tien regels die beschrijft hoe jouw offertes eruitzien. Zonder stijlkaart krijg je een algemene offerte. Met stijlkaart krijg je er een die lijkt op de vorige die je verstuurd hebt.
Tien regels. Elke regel is een instructie die het model kan volgen zonder na te denken.
Die lijst schrijf je niet zelf. Je laat ze afleiden uit drie offertes die je al verstuurd hebt. Haal de namen en adressen van de klanten eruit, en plak ze in deze prompt.
Hieronder plak ik drie offertes die ik eerder verstuurd heb en waar ik tevreden over was. Lees ze en leid eruit af hoe ik offertes schrijf. Maak daaruit een stijlkaart van tien regels, in deze volgorde: structuur en volgorde van de onderdelen, toon en aanspreking, lengte, hoe prijzen getoond worden, btw-vermelding, geldigheidsduur, betaaltermijnen, vaste voorwaarden, afsluiting en volgende stap, en wat er nooit in staat. Formuleer elke regel als een instructie die je zelf kan volgen wanneer je later een offerte voor mij schrijft. Citeer vaste zinnen letterlijk, bijvoorbeeld de zin over btw of geldigheid. Gebruik enkel wat je in de drie offertes ziet. Verzin geen voorwaarden die er niet in staan. Verschilt iets tussen de drie, zeg dat dan en vraag me welke versie ik voortaan wil. OFFERTE 1: [PLAK HIER] OFFERTE 2: [PLAK HIER] OFFERTE 3: [PLAK HIER]
Lees de tien regels na voor je ze bewaart. Het model leidt af wat het ziet, en dat is soms toeval. Jij weet of een regel klopt.
In Claude maak je een project aan, bijvoorbeeld "Offertes", en plak je de stijlkaart in de instructies van dat project. Je kan er ook je prijslijst als bestand bijzetten. In ChatGPT doe je hetzelfde met een project, of je zet ze in je aangepaste instructies.
Vanaf hier open je voor elke offerte een nieuw gesprek in dat project. De stijlkaart hoef je nooit meer te plakken.
Dit doe je na elk klantgesprek. De eerste twee stappen gebeuren op je telefoon, meteen. De rest wanneer je even zit, liefst dezelfde dag.
In de auto, voor je de motor start. Open de dictafoon en praat zoals tegen een collega die de offerte voor jou maakt. Niet netjes, niet gestructureerd, alles wat in je hoofd zit voor het weg is.
Zorg wel dat deze acht dingen erin zitten. Hang ze desnoods op een briefje aan je dashboard.
Via het model zelf. In Claude en in ChatGPT kan je een audiobestand aan je gesprek toevoegen, net als een foto of een pdf. Je deelt de spraakmemo vanuit je telefoon naar de app en vraagt: "Schrijf dit letterlijk uit, verbeter niets." Daarna plak je de hoofdprompt eronder.
Via je telefoon. De meeste telefoons kunnen een spraakmemo zelf omzetten in tekst, in de dictafoon- of notitie-app. Je kopieert de tekst en plakt ze in je gesprek. Hoe dat precies gaat, verschilt per toestel.
De tekst zal vol "euh" en halve zinnen staan. Geen probleem: het model leest erdoorheen.
Open een nieuw gesprek in je project "Offertes", zodat de stijlkaart erbij zit. Plak deze prompt, met de uitgeschreven tekst onderaan.
Hieronder staat de uitgeschreven tekst van een spraakbericht dat ik meteen na een klantgesprek insprak. Maak er een offerte van volgens mijn stijlkaart. Werk in drie stappen. Stap 1. Lees het bericht en haal eruit: wie de klant is, wat hij vraagt, waar en wanneer, wat ik gezien of gemeten heb, wat ik beloofd heb, welke prijzen ik genoemd heb, wat niet inbegrepen of een optie is, en wat ik nog moest uitzoeken. Stap 2. Stel me maximaal drie vragen over wat je mist om de offerte compleet te maken. Stel ze tegelijk, kort, en wacht op mijn antwoord. Mis je niets, zeg dat en ga door. Stap 3. Schrijf de offerte. Regels: - Gebruik enkel prijzen die ik in het bericht of in mijn antwoorden genoemd heb. Ontbreekt een prijs, zet dan [PRIJS] op die plaats. - Verzin geen hoeveelheden, termijnen, materialen of voorwaarden. Wat niet in het bericht of in mijn stijlkaart staat, staat niet in de offerte. - Zei ik "ongeveer" of "ik denk", zet dat dan als richtprijs of onder voorbehoud. - Maak van spreektaal offertetaal, maar voeg inhoudelijk niets toe. - Zet onderaan, los van de offerte, een lijstje "Door jou te controleren" met alles waar je getwijfeld hebt of iets hebt afgeleid. SPRAAKBERICHT: [PLAK HIER DE UITGESCHREVEN TEKST]
Waarom die drie vragen: zonder die stap vult het model de gaten zelf in, overtuigend. Door eerst te laten vragen, komen de gaten bij jou terecht in plaats van in de offerte.
De enige plek waar jij nog typt, en het mag kort. "1. [PRIJS] per vierkante meter. 2. Ja, inbegrepen. 3. Weet ik nog niet, zet onder voorbehoud."
Weet je iets niet, zeg dat dan. Het model zet een lege plek die jij later invult. Beter dan gokken, want een gok in een offerte wordt een discussie op de werf.
Daarna schrijft het model de offerte.
Lees de offerte volledig. Begin bij het lijstje "Door jou te controleren", daar staan de plekken waar het model twijfelde. Check daarna apart: bedragen, btw, geldigheidsduur, betaaltermijnen, en of alles wat je mondeling beloofd hebt erin staat.
Twijfel je of ze compleet is, laat dan eerst deze controle lopen, in hetzelfde gesprek.
Lees de offerte die je net schreef nog eens, twee keer: een keer als de klant die ze ontvangt, een keer als mijn boekhouder. Zeg me: 1. Welke vraag stelt de klant na het lezen nog? Welke zin kan hij anders begrijpen dan ik bedoel? 2. Welk onderdeel kan later tot discussie leiden omdat het niet afgebakend is: een hoeveelheid, een termijn, wat er wel en niet in zit? 3. Staan btw-tarief, geldigheidsduur, betaaltermijnen en de vaste voorwaarden uit mijn stijlkaart erin? Wat ontbreekt? 4. Klopt de optelsom van de posten met het totaal? Geef enkel wat ontbreekt of onduidelijk is. Herschrijf de offerte nog niet, en voeg geen voorwaarden toe die niet in mijn stijlkaart staan.
Dan zet je de tekst in je sjabloon of je boekhoudprogramma, en verstuur je ze zelf. Niet vanuit het model.
De offerte is de deur uit. Dan komt de klant die twee versies wil, de klant die niets laat horen, en de klant die het te duur vindt. Voor elk één prompt, in hetzelfde gesprek als de offerte.
Vroeg de klant naar opties, geef hem dan twee versies. Niet drie: dan kiest hij de middelste.
Maak van deze offerte twee versies: een basisversie en een uitgebreide versie. De basisversie bevat enkel wat de klant letterlijk gevraagd heeft, niets meer. De uitgebreide versie is de basisversie plus de opties die ik in het gesprek noemde: [OPTIES]. Gebruik enkel de prijzen die ik hier geef: [PRIJS PER OPTIE]. Geef ik geen prijs, zet dan [PRIJS]. Zet de twee versies naast elkaar in één overzicht, met per versie het totaal. Schrijf per versie één zin voor wie ze bedoeld is, zonder de basisversie minderwaardig te laten klinken. Zelfde stijlkaart, zelfde voorwaarden. Maak geen derde versie.
De meeste offertes gaan niet verloren omdat de klant nee zegt, maar omdat niemand nog iets zegt. Na vijf dagen stuur je een kort bericht.
Het is vijf dagen geleden dat ik deze offerte verstuurde en ik heb nog niets gehoord. Schrijf een opvolgbericht. Regels: - Maximaal zes zinnen. - Geen druk, geen korting, geen "ik wou even polsen". - Vraag of er nog vragen zijn, en bied aan om die telefonisch te beantwoorden. - Geef één concrete reden om nu te beslissen die al in de offerte staat, zoals de planning of de geldigheidsduur. Verzin er geen nieuwe. - Zelfde toon als in mijn stijlkaart. Geef twee varianten: een e-mail met onderwerpregel, en een bericht van maximaal drie zinnen voor WhatsApp.
De reflex is de prijs laten zakken. Doe dat niet meteen. "Te duur" betekent meestal "ik snap niet waarom het zoveel kost" of "ik had minder budget dan ik zei". Allebei los je anders op dan met een korting. Geef je korting zonder iets aan het werk te veranderen, dan zeg je dat de eerste prijs niet klopte, en dat onthoudt de klant.
De klant antwoordt dat de offerte te duur is. Dit schreef of zei hij letterlijk: [PLAK OF TYP HIER] Herwerk de offerte niet door gewoon de prijs te verlagen. Geef me eerst drie opties, elk met wat ik erbij win en wat ik riskeer: 1. Iets uit de scope halen: welke post, en hoeveel dat scheelt. Gebruik enkel bedragen die al in de offerte staan, reken niets bij. 2. Het werk spreiden of faseren: wat nu, wat later, en wat verandert er aan de planning. 3. De offerte laten zoals ze is en beter uitleggen waarom ze kost wat ze kost, met de drie sterkste argumenten. Zeg me welke optie je zou kiezen, op basis van wat de klant letterlijk zei. Schrijf dan een antwoordmail voor de optie die ik kies: [KEUZE]. Kort, vriendelijk, zonder me te verontschuldigen voor de prijs.
Een fictieve tuinaannemer en klant. De bedragen heb ik weggelaten, want die zijn van jou.
"Oké, euh, net bij de familie Verlinden geweest in Lokeren, achtertuin, ik schat een tachtigtal vierkante meter. Ze willen het oude terras eruit en een nieuw in keramische tegels, zo'n vijfentwintig vierkante meter, de rest gazon met een border rechts. Achteraan is het vrij nat, dus drainage zit er zeker bij. Ik heb gezegd dat we richting maart zitten. Terras en gazon aan mijn gewone prijs per vierkante meter. Ze vroegen naar verlichting, dat zet ik als optie. Container en afvoer van het oude terras zit erin. Planten voor de border kiezen ze zelf nog, dus daar hou ik een stelpost voor. Ah ja, ze willen klaar zijn voor de communie in mei. En ik moet nog checken of de poort breed genoeg is voor de minigraver, anders wordt het handwerk."
Eerst drie vragen, ongeveer zo: welke prijs per vierkante meter voor terras en gazon, want "mijn gewone prijs" staat niet in de stijlkaart. Hoeveel als stelpost voor de planten, en de drainage forfaitair of per meter. En of de planning "klaar voor half mei, onder voorbehoud van het weer" mag zijn. Daar antwoord je in drie korte regels op.
Dan de offerte, in de structuur van zijn stijlkaart. Aanhef, samenvatting van de vraag, de posten: uitbraak en afvoer oud terras, keramisch terras van 25 vierkante meter, drainage, gazon, border met stelpost. Apart daaronder de optie tuinverlichting met [PRIJS], omdat hij daar geen bedrag voor noemde. Het totaal, de btw-zin, de geldigheidsduur, zijn betaaltermijnen en zijn voorwaarde over meerwerk. En onderaan, los van de offerte:
"De 80 m² is een schatting uit je bericht, niet gemeten. De breedte van de poort bepaalt of de uitbraak machinaal kan; ik ben uitgegaan van de minigraver en heb een voorbehoud toegevoegd. De einddatum half mei staat onder voorbehoud. Voor de verlichting heb ik geen prijs: die staat als [PRIJS]."
Hij vult de prijs voor de verlichting in, meet de poort, en verstuurt. Het schrijven zelf is eruit.
Allebei. De prompts zijn gewone tekst en werken in elk model dat je stijlkaart kan onthouden. In Claude zet je die in de instructies van een project, in ChatGPT in een project of in je aangepaste instructies.
Enkel wat nodig is voor de offerte: bedrijfsnaam, voornaam van de contactpersoon, het adres van de werf. Geen rijksregisternummers, geen bankgegevens, niets over andere klanten. Zet in de instellingen uit dat je gesprekken gebruikt worden om te trainen.
Ja, maar dan voor de tekst, niet voor het document. Je laat het model de omschrijving per post en de voorwaarden schrijven, en plakt die in je programma. Bedragen, nummering en btw-berekening blijven in je boekhoudpakket.
Dat gebeurt, ook met de verbodszin in de prompt. Daarom lees je altijd na, te beginnen bij het lijstje 'Door jou te controleren'. Zie je een bedrag dat je niet genoemd hebt, vraag dan: 'Waar komt dit vandaan?' Vertrouw het nooit blindelings.
Reken op een uur: drie oude offertes zoeken en anonimiseren, de stijlkaart laten afleiden, de tien regels nalezen en verbeteren, en ze in je project zetten. Daarna nooit meer, tenzij je voorwaarden veranderen.
Elke week wat er echt verandert in AI, in klare taal, met een prompt die je meteen kan proberen. Gratis, en je kan altijd weg.
900+ ondernemers lezen mee · uitschrijven kan altijd
In "Claude in 10 dagen" zet je een Claude op die je aanbod, je klanten en je manier van schrijven kent. Elke dag één werkwijze die je houdt. De volgende groep start op dinsdag 3 november, met maximaal 25 deelnemers.